Heronderhandeling bij bedrijfs- of kantoorruimte
De meeste huurcontracten voor kantoor- of bedrijfsruimte hebben een eerste looptijd van 5 of 10 jaar met aansluitend een stilzwijgende verlengingsperiode van telkens 5 jaar. Bij het aflopen van elke huurtermijn is het uitermate zinvol om te onderhandelen over een contractverlenging in plaats van het contract stilzwijgend te verlengen. U kunt door heronderhandeling namelijk op diverse vlakken winst behalen. Huurdersland onderhandelt voor u over nieuwe commerciële voorwaarden, betere huurcondities, een huurvrije periode, de investeringsbijdrage van de verhuurder, een flexibilisering van de einddatum of een aanpassing van het te huren oppervlakte.
Huurdersland adviseert u derhalve om altijd uw huurcontract aan het einde van de eerste huurtermijn schriftelijk op te zeggen en de heronderhandeling op te starten. Let op vaak geldt bij de opzegging van een huurovereenkomst voor bedrijfs- of kantoorruimte een opzegtermijn van 12 maanden. U dient derhalve een jaar voor het verstrijken van de huurovereenkomst het huurcontract per aangetekend schrijven op te zeggen. Een voorbeeld van een standaard opzegbrief vindt u hier.
Voor een standaard heronderhandeling gaat Huurdersland uit van een doorlooptijd van minimaal 3 maanden waarbij de navolgende fases worden doorlopen
Fase I: Alternatievenanalyse
Eerst wordt er een Programma van Eisen (PvE) gemaakt met uw wensen en eisen voor een alternatieve locatie. Op basis hiervan wordt door Huurdersland een long-list van potentiële locaties opgesteld. In overleg wordt de long-list beperkt tot een short-list van locaties, die met u worden bezichtigd. Na de bezichtiging worden één of twee voorkeursobjecten geconditioneerde huuraanbiedingen opgevraagd. De te ontvangen huuraanbieding is het startpunt voor de onderhandelingen met de verhuurder en het begin van de volgende fase.
Fase II: heronderhandeling
Huurdersland start de commerciële en juridische heronderhandeling met de verhuurder van de huidige locatie. Daarnaast start Huurdersland voor één of twee alternatieve locaties een ‘dummy-onderhandeling’ om tot een optimaal onderhandelingsresultaat te komen. Het tussen- en eindresultaat van de onderhandelingen wordt ter toetsing aan de opdrachtgever voorgelegd. Op basis van de eindresultaten van de heronderhandeling zal de opdrachtgever een keuze moeten maken voor verlengen van het huidige huurcontract tegen verbeterde financiële en contractuele randvoorwaarden op basis van een huurdersvriendelijk contract of verhuizen naar een alternatieve locatie of. Huurdersland zal hiertoe een advies uitbrengen. In dit advies worden de totale kosten van twee opties met elkaar vergeleken, ook de kosten voor eindoplevering van de huidige locatie worden hierin meegenomen. Na definitieve keuze van opdrachtgever start de feitelijke contractvorming
Fase III: Contractvorming
In fase III wordt het huurcontract geformaliseerd en ondertekend, inclusief de benodigde bijlagen. Bij de oplevering en sleuteloverdracht stelt Huurdersland een proces verbaal op. Huurdersland zorgt ervoor dat de contractueel gemaakte afspraken t.a.v. de oplevering, servicekosten of bijvoorbeeld brandveiligheid door de verhuurder worden nagekomen.