De servicekosten zijn de kosten die de huurder moet betalen aan verhuurder voor de bijkomende kosten van het feitelijk gebruik van het kantoorgebouw en winkelruimte. Hierbij valt te denken aan o.a. de kosten van gas water licht, schoonmaak van algemene ruimtes, liftonderhoud en tuin onderhoud. De gemiddelde servicekosten in Nederland voor een standaard kantoorgebouw, zonder receptie en aanvullende diensten bedragen circa 32,50 per m² vvo per jaar exclusief BTW.
De servicekosten zijn een containerbegrip. Het is derhalve van groot belang om te bepalen wat verhuurder en huurder exact onder deze categorie verstaan. Dit dient vooraf in de huurovereenkomst te worden vastgelegd. Aangezien de servicekosten middels een voorschotberekening worden gefactureerd, is ook de wijze van afrekening essentieel.
Huurders betalen per kwartaal of maand een voorschot servicekosten en na afloop van het boekjaar worden de voorschotten middels de servicekostenafrekening verrekend met de werkelijke kosten. Dit resulteert dus in een te betalen of terug te ontvangen bedrag. De kosten worden over de huurders verdeeld op basis van de gehuurde oppervlakte, waarbij de eigenaar het gedeelte voor de leegstaande ruimte betaalt. In de algemene bepalingen behorende bij de huurovereenkomst staat verder welk gedeelte van het onderhoud voor rekening van huurder en welk deel voor rekening van verhuurder is. Het gebeurt vaak dat een huurder jaren na het aflopen van het servicekostenjaar geconfronteerd wordt met een afrekening servicekosten waarbij hij/zij nog duizenden euro’s moet nabetalen. Het is verhuurder toegestaan om de afrekening servicekosten tot vijf jaar na het daadwerkelijke jaar te versturen.
Het probleem bij de afrekening van de servicekosten is dat er vaak kosten bij de huurder in rekening worden gebracht die helemaal niet voor de huurder of gebruiker van kantoor- of bedrijfsruimte zijn bedoeld. Door menig verhuurder worden de servicekosten gebruikt als melkkoe om de kosten voor onderhoud en vervanging door te belasten aan de huurder. In de algemene bepalingen van de ROZ huurovereenkomst staat dat voor rekening van verhuurder o.a. de kosten zijn van: vervanging van onderdelen en vernieuwing van tot het gehuurde behorende installaties. Het periodieke en correctief onderhoud (middel tot verbetering of tot het onschadelijk maken van een defect) is voor rekening van huurder. Voor de kostenpost liftinstallatie betekent dit concreet dat vervanging en vernieuwing van de liftdeuren of een printplaat van het bedieningspaneel voor rekening van verhuurder is. De kosten voor de periodieke liftkeuring en storingsonderhoud voortkomend uit het feitelijk gebruik zijn voor rekening van huurder. In de praktijk wordt de vervanging en vernieuwing van liftonderdelen vaak volledig aan huurders toegeschreven of vindt dit domweg niet plaats en worden de kosten telkens geboekt onder het kopje storingsonderhoud.
Huurdersland kan u ondersteunen bij het controleren van de afrekening servicekosten. Huurdersland heeft de juiste juridische kennis in huis om de beschreven praktijken aan te pakken en om u te helpen bij de heronderhandeling van het service- en dienstverleningspakket. Daarnaast maakt Huurdersland contractuele afspraken met de verhuurder om de toekomstige servicekosten afrekeningen structureel te verminderen.