In de ROZ huurovereenkomst is opgenomen welke leveringen en diensten door of vanwege verhuurder worden verzorgd. Dit betreft zaken als onderhoud van de technische installaties, schoonmaak algemene ruimten, groenvoorziening, glasbewassing, gas/ water/ elektra. Huurders betalen per kwartaal een voorschot servicekosten, na afloop van het boekjaar worden de voorschotten middels de servicekostenafrekening verrekend met de werkelijke kosten. Als de voorschotbetalingen aan het einde van het jaar veel lager blijken dan de uiteindelijke totale kosten, moet er door de huurder worden bijbetaald. De kosten worden over de huurders verdeeld op basis van de gehuurde oppervlakte, waarbij de eigenaar het gedeelte voor de leegstaande ruimte betaalt. In de algemene bepalingen behorende bij de huurovereenkomst staat verder welk gedeelte van het onderhoud voor rekening van huurder en welk deel voor rekening van verhuurder is.
Het probleem bij de afrekening van de servicekosten is dat er vaak kosten bij de huurder in rekening worden gebracht die helemaal niet voor de huurder of gebruiker van kantoor- of bedrijfsruimte zijn bedoeld. Door menig verhuurder worden de servicekosten gebruikt als melkkoe om de kosten voor onderhoud en vervanging door te belasten aan de huurder.
In de artikelen van de algemene bepalingen ROZ huurovereenkomst staat dat voor rekening van verhuurder o.a. de kosten zijn van: vervanging van onderdelen en vernieuwing van tot het gehuurde behorende installaties. Het periodieke en correctief onderhoud (middel tot verbetering of tot het onschadelijk maken van een defect) is voor rekening van huurder. Voor de kostenpost liftinstallatie betekent dit concreet dat vervanging en vernieuwing van de liftdeuren of een printplaat van het bedieningspaneel voor rekening van verhuurder is. De kosten voor de periodieke liftkeuring en storingsonderhoud voortkomend uit het feitelijk gebruik zijn voor rekening van huurder. In de praktijk wordt het vervanging en vernieuwing van liftonderdelen vaak volledig aan huurders toegeschreven of vindt dit domweg niet plaats en worden de kosten telkens geboekt onder het kopje storingsonderhoud.
Let, bij het selecteren van een huurpand, niet op het maandelijkse voorschotbedrag, maar de servicekostenafrekening van de afgelopen jaren. Dit geeft een duidelijker beeld over de werkelijk te verwachten kosten. Maak goede afspraken over de omvang van het servicekosten- en dienstenpakket en vooral de manier waarop de kosten over de gebruikers van een gebouw worden verdeeld. Voor energieverbruik zijn tussenmeters vaak de meest eerlijke oplossing. Voor de overige leveringen en diensten is een verdeelsleutel op basis van het gehuurde oppervlakte in relatie tot het totale huuroppervlak een uitstekend uitgangspunt, maar laat dan wel de breukdelen schriftelijk in uw huurcontract vastleggen. Het vernieuwen van uw huurovereenkomst biedt u een uitstekende kans om extra aandacht aan de servicekosten te besteden.